Lees alles over de koppeling met Esis
Op deze pagina lees je alles over deze koppeling; de nieuwe situatie met koppeling, hoe we jouw school aansluiten op de koppeling en de meest gestelde vragen. Ook kan je de koppeling direct aanvragen!
Alles over de koppeling
Maak jij gebruik van de Persoonlijke Inbox /de Persoonlijke login en exporteer en importeer je nu handmatig een EDEXML bestand in ons CMS? Dankzij de Esis koppeling behoort dit tot het verleden en worden de gegevens uit je leerling-administratiesysteem automatisch verwerkt in het CMS van ParentCom.
Veelgestelde vragen
Hieronder vind je een selectie van de meest gestelde vragen. Heb je andere vragen, neem dan gerust contact met ons op.
Wat gebeurt er als de koppeling geactiveerd wordt nadat ik al een EDEXML geïmporteerd heb?
Is er in een eerder stadium reeds een handmatige EDEXML import gedaan? Dit is geen probleem.
De reeds gekoppelde ouders/verzorgers worden herkend in ons systeem op basis van het e-mailadres. Zij zullen geen nieuwe uitnodiging krijgen om hun account te activeren.
Mocht er in het leerlingadministratiesysteem een ander e-mailadres bekend zijn van een ouder/verzorger dan in het CMS, dan ontvangt deze wel een nieuwe uitnodiging.
Jaarafsluiting en nieuw schooljaar
Wat gebeurt er bij een jaarafsluiting van het oude schooljaar en de start van het nieuwe schooljaar?
Het systeem herkent automatisch een nieuw leerjaar. De nieuwe gegevens voor het nieuwe leerjaar worden niet automatisch ingeladen. Daarvoor dient er eerst een handmatige jaarafsluiting plaats te vinden van het voorgaande jaar.
Meerdere kinderen per ouder/verzorger
Heeft een ouder/verzorger meerdere kinderen?
Indien er nog een kind op school komt van reeds gekoppelde ouders/verzorgers, wordt dit kind automatisch toegevoegd aan deze ouders/verzorgers, minimaal één week voordat het kind 4 jaar wordt.
Dit gebeurt automatisch, naast het toevoegen van het kind aan het leerling administratie systeem hoeft de school niets te doen.
Er is een kind aangemaakt die zich reeds heeft aangemeld maar nog geen 4 jaar is
Er is een kind aangemaakt in het leerlingadministratiesysteem die zich al heeft aangemeld maar nog geen 4 jaar is. Wanneer kunnen de ouders een activatie e-mail ontvangen?
- Van de kinderen die 4 jaar of ouder zijn worden de gegevens automatisch geïmporteerd en zijn beschikbaar om een activatie e-mail naar de ouders/verzorgers te versturen.
- Kinderen die binnen één week 4 jaar worden, worden ook geïmporteerd en zijn vanaf dat moment beschikbaar om een activatie e-mail naar de ouders/verzorgers te versturen.
Hoe worden leerlingen toegevoegd die halverwege het jaar instromen?
Als leerlingen worden aangemaakt in het leerlingadministratiesysteem, worden deze ook automatisch toegevoegd aan het CMS.
Iedere nacht worden de gegevens uit het Esis automatisch opgehaald. Vervolgens kan er een activatie e-mail verstuurd worden naar de ouders/verzorgers.
Wanneer wordt er een activatie e-mail verstuurd naar de ouder/verzorger?
De beheerder van de school bepaalt zelf of er handmatig of automatisch een activatie e-mail wordt verstuurd naar de ouders en verzorgers die hun account nog niet geactiveerd hebben.
Standaard worden deze e-mails niet automatisch verstuurd en kan de beheerder ervoor kiezen om alle niet geactiveerde accounts een activatie e-mail te sturen. Mocht je gewend zijn aan het systeem, dan bestaat er de mogelijkheid om deze handmatige actie er tussen uit te halen en er voor te kiezen om automatisch activatie e-mails te sturen. Dit kan zelf aangezet worden via het CMS.
Krijgen ouders/verzorgers die zich al ingelogd hebben nu nogmaals een activatie e-mail?
Nee, ouders/verzorgers die al zijn ingelogd blijven ingelogd en ontvangen niet nogmaals een activatie e-mail.
Mocht het zo zijn dat de ouder/verzorger zich heeft aangemeld met een e-mailadres dat niet bekend is in Esis, dan ontvangt hij nogmaals een activatie e-mail op dat betreffende e-mailadres.
De ouder/verzorger hoeft dit account niet te activeren en kan het bestaande account blijven gebruiken. Er gaat geen data verloren.
Waarom kunnen ouders/verzorgers zelf geen login meer aanvragen met de laatste 4 cijfers van het BSN-nummer?
Ouders/verzorgers kunnen zelf geen login meer aanvragen met de laatste 4 cijfers van het BSN-nummer omdat deze gegevens niet meer in het systeem verwerkt worden.
De gegevens die via de koppeling ter beschikking worden gesteld door Esis bevatten geen BSN 4; de laatste 4 cijfers van het BSN-nummer. Hierdoor is het niet langer mogelijk om ouders/verzorgers zelf een login aan te laten vragen.
Blijft mijn huidige combinatiegroep bestaan?
Als jouw combinatiegroep ook in Esis als combinatiegroep staat, dan blijft de groep gewoon bestaan. Bij de import herkent Esis die groep namelijk.
Heb je door support combinatiegroepen laten maken? Dan herkent Esis die groep niet en wordt die groep dus bij de eerste import uit elkaar gehaald. Jij kunt ze dan zelf weer bij elkaar voegen. Dit blijft dan zo tot dat er een jaarafsluiting wordt uitgevoerd.
Let op! Als de groepen uit elkaar gehaald worden na de eerste import, dan verdwijnt ook de content die in die groepen stond.
Wat verandert er als je de Esis koppeling afneemt?
In het onderstaande overzicht zie je overzichtelijk de huidige situatie en wat er verandert in de nieuwe situatie.
Persoonlijke inbox huidige situatie
Hoe gaat het nu?
- EDEXML bestanden handmatig
exporteren en importeren in het CMS - Combinatiegroepen moeten handmatig
worden samengevoegd - Ouders maken hun eigen login aan via de
app en koppelen hun kind - Kinderen worden soms tussentijds
handmatig toegevoegd
Persoonlijke inbox met koppeling
Wat verandert er?
- Er wordt dagelijks een import gedaan
vanuit Esis - De klant kan zelf combinatiegroepen
aanmaken via het CMS - Ouders krijgen een uitnodiging via mail
om hun account te activeren - Ouderlogins worden automatisch
gekoppeld aan de leerlingen op basis van
de informatie uit Esis
Grootste voordelen
Jaarlijkse kosten
Aan de ParnasSys koppeling zitten de volgende kosten verbonden n.a.v. het leerlingaantal:
- Aantal leerlingen
- 0 – 100
- 100 – 250
- 250 – 400
- 400 – 600
- 600 +
- Prijs per jaar
- €30,- per jaar
- €48,- per jaar
- €72,- per jaar
- €120,- per jaar
- €180,- per jaar
Eenmalige kosten
Je betaalt eenmalig € 175 voor het aanmaken van de Esis koppeling. Indien gewenst kun je een gratis online training afnemen van 30 minuten. Let op! Esis vraagt mogelijk extra kosten per leerling per jaar om de koppeling te activeren, voor meer informatie kijk hier of neem contact op met Esis.
In deze online training:
- staan we stil bij de werking van de koppeling;
- delen we tips rondom het gebruik van de koppeling;
- is er voldoende gelegenheid om vragen te stellen.
Wil je gebruik maken van deze training, geef dit dan aan in het bestelformulier.
