Momenteel kunnen we niet meer om het Coronavirus heen. Ook vanuit jouw school is communicatie hierover naar ouders erg belangrijk. Bedenk goed welk communicatiemiddel je inzet: zo werkt de app sneller en directer, maar kan je op de website uitgebreidere artikelen plaatsen.
Hierbij delen wij enkele tips om jouw School App en website optimaal in te zetten en ouders te informeren.

#1 Plaats nieuwsberichten!

Voorkom miscommunicatie en plaats nieuwsberichten met betrekking tot het Coronavirus en de impact op jouw school zowel in de app als op de website. Ouders kunnen nu op meerdere plekken alle informatie terugvinden.

#2 Deel een FAQ-lijst

Stel een overzichtelijke FAQ-lijst op en plaats deze in de app en op de website. Plaats hierin de meest voorkomende vragen m.b.t. scholen en eventuele kinderopvang. Hiermee houd je ouders eenvoudig op de hoogte en voorkom je vragen. Plaats daarnaast ook linkjes naar de sites van de overheid en het RIVM. Deze websites worden steeds geactualiseerd.

#3 Hygiëne protocol? Deel het!

Waarschijnlijk heb je binnen de school al protocollen hangen op papier, bijvoorbeeld over het wassen van de handen.  Plaats deze (pdf-)bestanden ook in de app! Stuur na plaatsing direct een pushbericht, zodat alle gebruikers op de hoogte zijn van dit protocol.  

Maak je gebruik van de Persoonlijke Inbox? Dan kan je het protocol ook via deze functie persoonlijk naar alle ouders sturen.

#4 Verstuur pushberichten!

Het versturen van pushberichten is momenteel de belangrijkste functionaliteit van de Basisschool App. Hiermee bereik je ouders direct! De ouder ontvangt namelijk een kort bericht op het scherm van de telefoon, zelfs als deze de applicatie niet open heeft staan.

Is er bijvoorbeeld een leraar ziek, vallen er lessen uit of is er ander belangrijk nieuws? Verstuur dan een pushbericht en bereik ouders direct.  Ook kan je pushberichten versturen bij het plaatsen van belangrijk nieuws. Koppel de link van het nieuwsbericht of protocol hieraan en de gebruiker opent direct het bericht.  

Let op: Ben je ervan bewust hoeveel pushberichten je verstuurt. Denk na over het aantal en de tussenliggende periodes. Anders gaat de kracht van dit medium verloren.

Je gaat werken met een nieuw platform, in dit geval een app, binnen de school. Heel handig, nadat je zelf duidelijk hebt hoe alles werkt en wat de mogelijkheden hiervan zijn. Maar naast dat je het zelf onder de knie hebt moeten de ouders hier ook van op de hoogte worden gesteld. Hoe kun je dit nu het beste aanpakken als school?

Ook het team van Arnoldus van Os werd door het enthousiaste team van ParentCom overtuigd van de voordelen van een app als extra communicatiemiddel. Zij zijn hier dan ook direct mee aan de slag gegaan. Al snel kwamen zij tot de conclusie dat zij de ouders ook zo enthousiast wilde maken als zijzelf door hen goed te informeren over de app en alle mogelijkheden hierbij.

Zij besloten een inloopmiddag en ouderavond te organiseren. De inloopmiddag hebben wij zelf verzorgd. Hierna vroegen zij zich af hoe zij de ouderavond inhoudelijk konden vormgeven en of een aanwezigheid van ParentCom daaraan bij zou dragen. Na een gesprek hierover met ParentCom hebben zij samen besloten de organisatie van deze ouderavond volledig bij ParentCom te leggen. Wij zijn vervolgens direct aan de slag gegaan met het organiseren van deze ‘ouder introductie avond’ om de app zo goed en enthousiast mogelijk te introduceren.

Op woensdagavond 12 december vond de ouderavond plaats, en met succes!

 Tijdens deze avond werden verschillende zaken besproken, waardoor voldoende duidelijkheid ontstond voor alle ouders die zijn gekomen. Naast informatie over de app met de daarbij horende mogelijkheden en opties was een sterk onderwerp AVG. Want hoe zit het nu met de privacy van hun kinderen? Waar gaan al deze gegevens naartoe? Vragen waar veel ouders graag het antwoord op hoorden.

Al met al veel informatie voor ouders zodat zij direct weten waar zij aan toe zijn en wat hen te wachten staat. Daarnaast hoeven zij zich geen zorgen meer te maken over de privacy van hun kind(eren) en ook alle verdere vragen zijn beantwoord. Het was een hele geslaagde ouderavond die wij en het team van Arnoldus van Os alle scholen zouden aanraden.

“Onze ICT’er heeft een telefonisch gesprek gevoerd met de medewerker van ParentCom voorafgaand aan de informatieavond om de verwachtingen van beide kanten af te stemmen. De avond werd verder voorbereid en uitgevoerd door de medewerker van ParentCom. Dit werd als werkdruk verlagend ervaren door ons team.”

ParentCom, dé kennispartner in het onderwijs, introduceert de Open dag App! Met deze app richt ParentCom zich specifiek op de open dagen van het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs. Een open dag is namelijk een uitgelezen kans voor het neerzetten van de sfeer en beleving van een school, maar blijft toch een momentopname. Door de inzet van de Open dag App wordt de beleving van scholen versterkt en blijft de school zowel voor, tijdens als na de open dag verbonden met de doelgroep.  

Directeur Hans Donkers licht toe: “De beleving van een open dag voor een leerling en ouders blijkt steeds meer een momentopname, waarbij factoren een grote rol spelen waar je als school weinig invloed op hebt. Is het ‘s morgens bij de ene school slecht weer en bij de andere school ‘s middags mooi weer, is het toevallig net erg druk, of wordt de rondleiding gegeven door een leerling die zich erg onzeker voelt. Hierbij komt dat een nieuwe, vaak grotere, school erg overweldigend over kan komen op een kind. In een zeer korte tijd wordt er een enorme hoeveelheid informatie over een kind en de ouders uitgestort.”

Bereik ouders en leerlingen voor, tijdens én na de open dag!

“Het is dus belangrijk om een bredere beleving te creëren rondom een school en een open dag. Een beleving waarbij de school breder wordt neergezet en er meer mogelijkheden zijn dan alleen dat ene moment! Een eigen “Open dag App” kan hierbij een uitkomst bieden. Voor zowel kinderen als ouders is de telefoon en het gebruik van apps inmiddels het hoofd communicatiemiddel.

Met een eigen “Open dag App” kunnen kinderen en ouders zich beter voorbereiden op de open dag door bijvoorbeeld al zicht te hebben op het programma en het aanbod van de school. Wellicht kunnen leerlingen zich alvast inschrijven voor proeflessen.

Tijdens de open dag hebben kinderen en ouders direct overzicht van alle activiteiten en wat waar te doen is. Na de open dag kunnen de kinderen en ouders alle informatie nog eens teruglezen en via filmpjes, fotoalbums en bijvoorbeeld leerlingen vlogs een beter beeld van de school krijgen. Ook biedt de app mogelijkheden om kinderen en ouders verder te informeren over het inschrijfproces als ze kiezen voor jouw school.

Met de Open dag App creëer je meer binding met de kinderen en ouders en kan je hen over een langere periode informeren. Met een eigen app geef je jouw school de moderne uitstraling die het verdient en wordt de open dag een beleving en geen momentopname!”

Meer informatie en vragen: www.Parentcom.nl | www.opendagapp.nl

Caspar Hoekstra, Sales Manager | caspar.hoekstra@concapps.nl| 06-24251092